采购如何有效管理供应商的交期？

        以往，在面临供应商很长又不可靠的交期时，通常都会直接采取较被动的方法，如准备安全库存、催货等，这都无法根本解决问题的存在。

        较主动的方法是从了解交期的构成基本前置时间要件开始，交期一般都与时间因素有关，只要找到问题的源头，才能有效的管理供应商的交期，这可从以下几方面著手。

1降低供应商接单的变异性

        供应商的产能短期来看是很固定的，需求变动会影响供应商的工作量，会直接影响到交期。在依订单生产(Make-to-order)的型态下尤其明显，交期时间通常较长。

供应商面临的需求变动是由客户下单的模式所造成的。当客户(采购)更改数量、更改交货日期或频繁的更换供应商，供应商面临的需求也跟著更动。

        客户(采购)的下单模式，则与其主生产排程有极大的关系，因此，采购最好将动点放在与供应商沟通上，让采购了解供应商的产能分配状况，而供应商也要能了解客户的实际需求，使供应商产能的分配能配合实际客户需求的变动。

2降低整备时间(Set-Up Time)

供应商整备时间的改善可以增加生产排程弹性，并且降低生产的时间，在JIT的生产环境下，其影响尤其显著。降低整备时间有以下的方法：

1.购买新机器设备或机台重新设计变更。

2.使用电动或气动辅助设备。

3.安装快速夹持装置。

4.透过工业工程进行工作流程分析改善。

5.使用标准零件与工具。

3解决生产上的瓶颈(Bottleneck)

非连续性制程中，要依需求量来平衡每一个工作站的可利用产能是非常难的事，总会有一些工作站忙不过来，而一些工作站却閒置著。

忙不过的工作站会造成瓶颈现象，而瓶颈会影响产出量(Throughput)的多寡，也会影响整个制造交期。以下是有关瓶颈现象的一些重点：

1.非瓶颈工作站的利用并不在其产出量，而在其他工作站的限制。

2.非瓶颈工作站并不因为每次被使用到而会有百分之百的产出。

3.生产线的产能主要是由瓶颈工作站的产能所决定。

4.非瓶颈工作时间的节省对交期没有任何帮助。

5.产能(Capacity)与需求优先顺序(Priority)，必须同时被顾及到。

6.工作量可以也必须作一适当的分配。

对于瓶颈，有以下的一些解决方法：

1.在每一瓶颈工作站前，安排一缓衝库存区(Buffer)。

2.控制材料进入瓶颈工作站的速度。

3.缩短整备时间(Set-up)，以增加瓶颈工作站的产出量。

4.调整工作量的分配。

4降低运送的时间

运送时间与供应商和客户之间的距离、交货频率以及运输模式有直接的关系。使用当地的供应商可大幅降低运送时间，如果供应商位于海外，无论是海运或空运，寻求一个信用良好、价格合理、效率高的货运承揽业者(FreightForwarder)是非常的重要。

如货物需要上栈板，货柜内的空间利用率也要加以详细计算。若是货品不多，也可考虑併货的方式，来节省出货成本及时间。

5降低行政作业时间

行政作业时间的降低，可透过良好的沟通、正确的资料以及有效率的采购作业流程为之。采购作业在公司内部与各公司间资讯的流通佔有相当多的比重。

快速资讯流通可以透过不同型态的工具来达成，包括了利用电子资料交换(EDI)、条码(BarCode)、传真、电子邮件(e-mail)、电话或是互动式多媒体，加上人造卫星的利用，资讯可快速的传递到任何角落。

行政作业时间的改善必须和供应商一起努力，才能收到最佳的效果。另外，在主生产排程确定后，要避免紧急插单的情况发生，任何插单的动作都会引起排程混乱，对交期的延误有扩大加乘的效果。

6及时供货采购(Just-In-Time Purchase

【及时供货的特性可从数量、品质、供应商以及制程四个方向来观察。】

数量的特性

• -稳定的产出率。

• -小批量、频繁的交货。

• -长期合约型态，如使用总括订单(Blanketorders)。

• -利用看板(Kanban)管理生产排程。

• -每次交货数量都可有不同，但整份合约的总数量是固定。
  

• -不接受过多或短少的交货数量。

• -鼓励供应商以确实数量包装。

• -鼓励供应商降低生产批量(lotsize)。
  

品质特性

• -简化产品规格，使用较多性能或功能规格，较少设计规格。

• -供应商协助达成品质的要求。

• -买方的采购人员，与供应商的品管人员关系密切。

• -鼓励供应商采取制程控制(ProcessControl)，而非以检验方式。

供应商的特性

• -供应商班底的数量不多，并与其维持伙伴关系。

• -供应商位于较邻近的地方。

• -主动运用价值分析(ValueAnalysis)，来督促供应商达到价格竞争优势。

• -竞争性报价多发生于新料号的询价。

• -鼓励供应商延申及时供货至他们自己的供应商。

制程的特性

• -不间断的制造流程(uninterruptedflow)。

• -生产线采功能布线(functionallayout)或群组布线(workcelllayout)，制程较有弹性。

• -较低的排队时间(queuetime)及制造前置时间(manufacturingleadtime)。

• -较低的线上在制品(WIP)的库存量。

• -大量使用弹性佳的多能职工。

【及时供货(JIT,Just-In-Time)的好处可从零件成本、品质、设计、行政效率及生产力五个方面观察到。】

零件成本：

• -低库存，即低的库存持有成本。
  

• -由于供应商的数量有限，长期的学习曲线结果，自然能降低成本。
  

• -低的报废成本。
  

品质：

• -由于交货频繁，不良品可在发生前快速侦测到。

• -由于供应商生产批量低，不良品可快速修正。

• -可以降低品质检验的工作。

• -零件品质提高，最终产品的品质也跟著提高。

设计：

• -可以快速反应工程变更。

• -由于性能或我能规格，设计可有较大的创新空间。

行政效率：

• -供应商班底的数量少，询价次数可以降低。

• -书面作业及催货频率可降到最低。

• -交货流程简化。

生产力：

• -降低重工率，并降低品管检验的工作。

• -降低交货延误的机率。

• -交货频率高、批量小且可靠，可降低采购、生管、仓管的监督工作。

7让供应商管理库存(VMI,Vendor Managed Inventory

        让供应商承担库存管理的责任是一个新兴的做法，在这个观念下，供应商负责库存的计划与保持，所有库存的所有权(ownership)在供应商，直到原料被提领消耗掉或转换为成品为止方转移至客户。目前以下列三种做法较为普遍：

1.供应商派驻一位于客户厂区内的人员(vendoron-siteplanner)，实际使用客户的电脑系统，替客户执行物料计划及补充的工作。

2.供应商的工厂与客户的电脑系统连线直接取得客户的物料需求计划(MRP)资料。

3.对于持续固定使用且数量变化小的材料补充，如气体、油料等储存槽上有容量水准显示装置，供应商可依照显示迳自进行补充作业。

        寄货采购(Consignmentbuying)则是另一种供应商承担库存的采购交易方式，供应商于买方厂区库房内保持一定水准的存货数量，货品的所有权也在供应商，客户由仓库提领货品使用时，才需执行付款的责任。

        由于是供应商替客户来做库存管理，供应商必须保证供料的及时性及可靠性，如此可大幅降低交期的时间。另外，供应商对客户的实际使用率及取货的模式有充分的了解，对供应商自己的生产排程也有正面的帮助。